A partir de julho todas as unidades e varas do TRT5 passam a contar com o Código de Classificação e as Tabelas de Temporalidade dos Documentos para auxiliá-los na organização do acervo de documentos existentes nas repartições. Aprovado pelo Órgão Especial do TRT5 no último dia 11, o uso destas ferramentas, proposto pela Comissão Permanente de Documentação, é uma das iniciativas que atende à solicitação da Corregedoria-Geral do Tribunal Superior do Trabalho (TST) de que seja adotado um programa de gestão documental em todos os TRTs do país. As tabelas e o código irão padronizar a organização dos arquivos, facilitando a avaliação de documentos e a localização de informações para um melhor atendimento ao público interno e externo.
Seguindo estes parâmetros, os documentos terão que ser agrupados de acordo com a função e atividade da área de onde foram originados, sendo as pastas identificadas pelos assuntos de que tratam. As duas tabelas de temporalidade, uma para a área administrativa e outra para a judiciária, servirão para orientar o destino a ser dado aos documentos. Na classificação geral será observado o código numérico em que se enquadra determinado documento, conferindo-se na tabela o prazo para que ele permaneça no arquivo ou, se for o caso, tenha outra destinação: seja eliminado ou guardado definitivamente para pesquisa histórica. Documentos inéditos que ainda não possuam formas de classificação devem ter sua classe sugerida para inclusão no código por meio de um ofício encaminhado à Comissão de Documentação.
Para facilitar o arquivamento, a classificação prevê três tipos de documentos. A primeira categoria é a dos correntes, aqueles ainda válidos, ou que, mesmo sem movimentação, são consultados freqüentemente. Depois vêm os intermediários, que, mesmo não sendo usados com freqüência, aguardarão, por razões administrativas, a destruição ou a inclusão no terceiro grupo, dos chamados documentos permanentes. Estes últimos são justamente os documentos de valor histórico, probatório e informativo que fornecem dados acerca da história da Justiça do Trabalho.
A previsão é que as duas tabelas de temporalidade e o código de classificação de documentos estejam disponíveis em 30 de junho no portal do TRT (www.trt5.jus.br), juntamente com manual para orientar o seu uso.
De acordo com o chefe do Arquivo Judiciário do TRT5, Benedito José de Santana, que integra a Comissão de Documentação, o uso conjunto do plano de classificação e da tabela dará maior organização ao trabalho da unidade e do Departamento de Divulgação Jurídica, que abrange a Biblioteca. O procedimento visa evitar o acúmulo desnecessário de documentos sem nenhuma utilidade nas unidades, ou o contrário, a eliminação indevida de documentos que ainda são usados ou de valor permanente. Benedito lembra ainda que o uso das tabelas pelas unidades é uma obrigação e que a destruição ou desfiguração de documentos considerados como de interesse público e social podem implicar até sanção penal.
Gestão documental - No Tribunal baiano o Programa de Gestão de Documentos da Administração Judiciária foi aprovado em 2004. Após a instituição da Comissão Permanente de Documentação, buscou-se adaptar à realidade do Regional os modelos da tabela de temporalidade e de classificação de documentos já existentes em outros estados. O trabalho também incluiu a participação de representantes do TRT5 nos Fóruns de Documentação Judiciária realizados de 2000 a 2002, onde, além de serem discutidos temas como as formas de arquivamento e modos de eliminação de documentos, foi proposta a instituição da tabela e da classificação.
A desembargadora Maria Adna Aguiar, presidente da Comissão, acredita que estas ferramentas darão uma nova dinâmica ao trabalho de organização dos documentos, pois, agilizando o arquivamento e a consulta, proporcionarão mais conforto aos responsáveis pela tarefa. Integram a comissão, junto com a magistrada e Benedito de Santana, os desembargadores Luiz Tadeu Leite Vieira e Nélia de Oliveira Neves, além das servidoras Cristiane Vilas Boas Carvalho, do Departamento de Divulgação Jurídica, e Iara Inês Chainmsohn, da Secretaria de O&M.