A destruição de papéis obedecerá prazos preestabelecidos

A partir de hoje, com a publicação da Portaria nº 1.059/2007, assinada pelo presidente do TRT5, desembargador Roberto Pessoa, todas as unidades do TRT5, inclusive as varas, passam a contar com uma norma específica que servirá para orientá-las na organização do acervo de documentos existentes nas repartições. Seguindo orientação desta Portaria, já estão disponíveis na intranet no Tribunal para consultas: o Manual de Gestão Documental, do TRT - contendo a legislação sobre o tema e um código de classificação dos papéis -, as Tabelas de Temporalidade dos Documentos e os anexos que são necessários para colocar a norma em prática.

O uso destas ferramentas foi aprovado pelo Órgão Especial do TRT5 no último dia 11 de junho, proposto pela Comissão Permanente de Documentação. A iniciativa atende à solicitação da Corregedoria-Geral do Tribunal Superior do Trabalho (TST) de que seja adotado um programa de gestão documental em todos os TRTs do país. As tabelas e o código padronizam a organização dos arquivos, facilitando a avaliação de documentos e a localização de informações para um melhor atendimento ao público interno e externo.

CRITÉRIOS - Os documentos terão que ser agrupados de acordo com a função e atividade da área de onde foram originados, sendo as pastas identificadas pelos assuntos de que tratam. As duas tabelas de temporalidade, uma para a área administrativa e outra para a judiciária, servirão para orientar o destino a ser dado aos documentos. Na classificação geral será observado o código numérico em que se enquadra determinado documento, conferindo-se na tabela o prazo para que ele permaneça no arquivo ou, se for o caso, tenha outra destinação: seja eliminado ou guardado definitivamente para pesquisa histórica.

Documentos inéditos que ainda não possuam formas de classificação devem ter sua classe sugerida para inclusão no código por meio de um ofício encaminhado à Comissão de Documentação.

Para facilitar o arquivamento, a classificação prevê três tipos de documentos. A primeira categoria é a dos correntes, aqueles ainda válidos, ou que, mesmo sem movimentação, são consultados freqüentemente. Depois vêm os intermediários, que, mesmo não sendo usados com freqüência, aguardarão, por razões administrativas, a destruição ou a inclusão no terceiro grupo, dos chamados documentos permanentes. Estes últimos são justamente os documentos de valor histórico, probatório e informativo que fornecem dados acerca da história da Justiça do Trabalho.

De acordo com o chefe do Arquivo Judiciário do TRT5, Benedito José de Santana, que integra a Comissão de Documentação, o uso conjunto do plano de classificação e da tabela visa a evitar o acúmulo desnecessário de documentos sem nenhuma utilidade nas unidades, ou o contrário, a eliminação indevida de documentos que ainda são usados ou de valor permanente. Ele lembra também que a destruição ou desfiguração de documentos considerados como de interesse público e social podem implicar até sanção penal.

HISTÓRICO - No Tribunal baiano o Programa de Gestão de Documentos da Administração Judiciária foi aprovado em 2004. Após a instituição da Comissão Permanente de Documentação, buscou-se adaptar à realidade do Regional os modelos da tabela de temporalidade e de classificação de documentos já existentes em outros estados. O trabalho também incluiu a participação de representantes do TRT5 nos Fóruns de Documentação Judiciária realizados de 2000 a 2002, onde, além de serem discutidos temas como as formas de arquivamento e modos de eliminação de documentos, foi proposta a instituição da tabela e da classificação.

Nos próximos dias 1º e 2 de outubro, o assunto voltará à pauta no 2º Encontro Nacional da Memória da Justiça do Trabalho, no TRT de Campinas, contando com a participação de Benedito de Santana. 

A desembargadora Maria Adna Aguiar, presidente da Comissão, acredita que estas ferramentas darão uma nova dinâmica ao trabalho de organização dos documentos,  pois agilizará o arquivamento e a consulta, proporcionando mais conforto aos responsáveis pela tarefa.

Integram a comissão, junto com a magistrada e Benedito de Santana, os desembargadores Luiz Tadeu Leite Vieira e Nélia de Oliveira Neves, além das servidoras Cristiane Vilas Boas Carvalho, do Departamento de Divulgação Jurídica, e Iara Inês Chainmsohn, da Secretaria de O&M. (Ascom TRT5 - 26.09.2007)