Os fundamentos básicos para a gestão documental no Brasil foram estabelecidos pela Constituição Federal de 1988. O acesso à informação entre os Direitos e Garantias Fundamentais  (art. 5º, XIV e XXXIII); a competência comum à União, aos estados e ao Distrito Federal de proteger os documentos e outros bens de valor histórico, artístico e cultural, impedir sua evasão, destruição ou descaracterização e proporcionar os meios de acesso à cultura  (art. 23, III a V);  e a disciplina de que cabe à administração pública a gestão da documentação governamental e as providências para franquear a consulta a quantos dela necessitem (art. 216, § 2º) são alguns exemplos da importância de se fazer  gestão documental nas instituições públicas brasileiras.
 

Nesse sentido, dando os primeiros passos para o cumprimento dos ordenamentos constitucionais, foi publicada a Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, estabelecendo o dever de o Poder Público promover a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos como instrumento de apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação (art. 1º). 
 

A Lei Geral de Arquivos, como é conhecida, define, em seu artigo 3º, a gestão de documentos como o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
 

Já o artigo 2º define arquivos como os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
 

A mencionada lei ainda estabelece que ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social.
 

Como reforço ao disposto, o artigo 62 da Lei nº 9.605/1998, institui proteção penal contra a destruição, inutilização ou deterioração de arquivo, registro, museu, biblioteca, pinacoteca, instalação científica ou similar protegido por lei, ato administrativo ou decisão judicial, com pena de reclusão, de um a três anos, e multa.
 

De todo o exposto, depreende-se que a Gestão Documental constitui dever do Estado e direito da sociedade, impondo o desenvolvimento de políticas voltadas à sua concretização a todos os órgãos públicos, incluindo os órgãos do Poder Judiciário.