Servidores analisam processos numa das salas do setor de Arquivo

A redistribuição de unidades no Fórum Presidente Médici, que no início de 2007 passou a ser a sede administrativa do TRT da 5ª Região, ajudou a melhorar e muito a gestão do arquivamento de processos judiciais na Capital. Com a mudança, o Arquivo ganhou mais espaço físico para o atendimento ao público, para a guarda do acervo e para a análise e cadastramento de todo o material, atividades que eram realizadas num pequeno espaço, no subsolo do mesmo prédio. Nas novas instalações, no 6ª andar do edifício, a área para essas tarefas foi praticamente triplicada, com quatro salas que somam mais de 370m².

Junto a esta mudança, a aprovação pelo Tribunal, em 2004, do Programa de Gestão de Documentos da Administração Judiciária foi fundamental para planejar melhoras para o arquivo. A isso se seguiu o trabalho da Comissão Permanente de Documentação, que adaptou à realidade do Regional baiano um modelo de gestão documental já existente em TRTs de outros estados. Para tanto, foi introduzida a tabela de temporalidade e de classificação de documentos no trabalho das varas e demais unidades administrativas.

A iniciativa, que atende determinação do Tribunal Superior do Trabalho (TST) para a gestão documental nos Regionais, foi aprovada pelo Órgão Especial do TRT5 em junho deste ano, e instituído em setembro último. Com a regra, a guarda dos documentos administrativos passou a exigir o agrupamento de acordo com a função e atividade da área de onde foram originados, sendo as pastas identificadas pelos assuntos de que tratam. As duas tabelas de temporalidade, uma para a área administrativa e outra para a judiciária, servem para orientar o destino a ser dado aos volumes.

O TRT5 havia participado de discussões em torno da criação desse tipo de classificação já nos Fóruns de Documentação Judiciária, realizados de 2000 a 2002. A Comissão de Documentação - presidida pela desembargadora Maria Adna Aguiar e composta pelos desembargadores Luiz Tadeu Leite Vieira e Nélia de Oliveira e pelos servidores Benedito de Santana, chefe do Arquivo, Cristiane Vilas Boas Carvalho, do Departamento de Divulgação Jurídica, e Iara Inês Chainmsohn, da Secretaria de O&M - buscou desafogar o arquivo, propiciar um melhor atendimento ao público e facilitar a pesquisa.

Eliminações - Desde 2005, vem sendo realizada uma intensificação nas eliminações de autos. Somente no ano de 2006 foram publicados três editais para a eliminação de mais de 100 mil processos, todos findos do ano de 1997 e 98. Na metade daquele ano, o Tribunal ainda abrigava cerca de 250 mil processos, finalizados entre 1996 e 2000, e aguardando análise para futura eliminação. Deste número, já foram eliminados mais de 90 mil processos.

O trabalho de análise dos milhares de autos findos a serem destruídos, um dos maiores desafios, para o qual se dispõe de um número menor de servidores, contou com o auxílio da Comissão de Avaliação de Documentação e de dois mutirões. Nesta tarefa, servidores de diversos setores do Tribunal trabalharam na avaliação individual e cuidadosa de cada processo, a fim de se retirar documentos importantes, como Carteiras de Trabalho e Previdência Social (CTPS), e detectar a existência de alvarás sem o devido levantamento ou itens de valor histórico.

Em junho de 2006, pela primeira vez o TRT divulgou exclusivamente pela internet uma listagem de eliminação, evitando gastos com a impressão do relatório no Diário Oficial. Advogados e partes podem hoje consultar no próprio site do Tribunal, na parte do acesso rápido, a relação com os processos, no dia em que os editais são publicados. Um primeiro edital dá a informação de eliminação que tem prazo de 60 dias para ocorrer. O segundo, que é publicado depois de transcorrido este prazo, dispõe de mais um período de dez dias para que as partes possam eventualmente se manifestar, caso desejem a retenção de algum dos autos.

Tororó - Além do acervo guardado no 6º andar da sede administrativa de Nazaré, o volume de arquivos da Capital ocupa a antiga sala no subsolo, que abriga 48 mil processos, um pavimento do Fórum Ministro Coqueijo Costa, com 320 mil processos, e um imóvel no bairro de Tororó, com mais de 200 mil processos. A casa no Tororó foi alugada em 2006 para desocupar os espaços no antigo Depósito Judicial de Pirajá e numa casa no bairro da Mouraria. A concentração do arquivo em poucos lugares agilizou as tarefas de analisar e transportar os autos dos processos, além de otimizar o gerenciamento de pessoal.

Recebendo mensalmente uma média de cinco mil processos, o Arquivo do TRT5 em Salvador tem um acervo que ultrapassa a casa dos 500 mil, sendo que aproximadamente 200 mil estão aptos a serem analisados para futura eliminação. (Ascom TRT5 - 19.10.2007)