Fernando trabalha praticamente sozinho na triagem, mas tem conseguido resultados muito expressivos
Cerca de 16 mil processos findos das 1ª, 2ª e 3ª varas do trabalho de Feira de Santana estão prestes a ser destruídos. A listagem apresentando todos eles foi publicada no dia 6 de setembro e ficará disponível no portal do TRT durante 60 dias, a contar desta data, para que as partes, caso achem necessário, manifestem o desejo de obtenção dos autos. A medida segue determinação da legislação de gestão documental no âmbito público, que define também que, antes de serem destruídos, todos os arquivos devem passar por uma triagem, sendo observadas pendências nos processos ou mesmo a existência de documentos importantes como carteiras de trabalho, alvarás de depósito ou itens de valor histórico para a sociedade. Depois deste prazo, um edital de eliminação será publicado no Diário do TRT5, dando-se ainda mais dez dias para que as partes eventualmente se posicionem.
Os processos liberados para eliminação serão doados a COOBASF (Cooperativa dos Bandameiros de Feira de Santana), grupo de reciclagem que fará a trituração dos papéis no próprio espaço do Arquivo, aproveitando-os para futura comercialização.
A primeira eliminação no Arquivo Geral do Fórum José Martins Catharino, em Feira, aconteceu em 1993, quando a 1ª Vara liberou cerca de 70 mil processos para incineração. Desde 2004, ano em que foi aprovado o Programa de Gestão de Documentos do TRT, esta é a terceira destruição a ser promovida, contabilizando aproximadamente 12 mil processos já eliminados naquela jurisdição. O acervo de Feira, que recebe material em trâmite nas seis varas da cidade, tem atualmente em torno de 70 mil processos guardados, estando mais da metade deles aguardando vistoria para eliminação.
Dificuldades - De acordo com o chefe do Arquivo, Fernando Silva Santos, este tem sido um dos maiores empecilhos para desafogar o acervo local. Único funcionário lotado no setor, o servidor afirma que tem trabalhado praticamente sozinho na triagem feita nos autos a serem eliminados. Ele lembra que, dos integrantes da Comissão de Avaliação de Documentos, cujos membros - três servidores de cada uma das varas - foram incumbidos de auxiliar na tarefa, somente funcionários da 3ª vara e um da 1ª vêm ajudando com mais freqüência.
A justificativa dada pelos integrantes da Comissão, que são designados pelo juiz titular das unidades em que trabalham, tem sido a indisponibilidade de tempo, já que, no correr dia, eles estão envolvidos em suas respectivas atividades. "Eu e outros funcionários estávamos reservando, ao menos, uma hora do nosso expediente pra ajudarmos a Fernando na análise dos processos, mas agora está mais difícil. Falta tempo mesmo", ressalta a servidora Maria de Fátima Maia, da 2ª Vara, sem deixar de reconhecer o esforço do servidor responsável pelo Arquivo. Sendo uma das integrantes da Comissão, ela admite que, junto aos outros que trabalham na unidade, só tem feito a análise nos processos mais recentes que saem de lá para serem guardados.
Com a instituição da classificação e da tabela de temporalidade da documentação, atualmente a análise para retirada de documentos importantes nos processos também é de competência da própria vara onde estão tramitando. Desta maneira, um processo finalizado deve ir para o Arquivo já pronto para destruição. Como servidor responsável pelo arquivo, Fernando Silva vem trabalhando há cerca de três anos na vistoria dos processos que foram finalizados até 2004, período em que esta regra ainda não era vigente. Além deste serviço, o funcionário tem cadastrado também cada um dos processos destinados a eliminação no Sistema de Acompanhamento de Processos (SAMP) do TRT. Isso é feito para que as varas em que os processos tiveram sentença tenham conhecimento do destino dado aos autos. Somente este ano foi mais de 15 mil cadastrados, afirma ele.
Informatização - Há cerca de dois anos o Arquivo de Feira vem trabalhando também no cadastramento eletrônico de processos que diariamente chegam das varas. Os processos vão sendo lançados no SAMP, onde ganham uma nova numeração - que sempre parte do último cadastrado -, sendo depois arquivados. O trabalho consiste em observar, em cada uma das pastas, o correto arquivamento, procedendo em seguida a sua informatização. Com o cadastramento, a numeração do arquivo deixa de ser por ano e por vara e passa a ser única. Um dos grandes benefícios trazidos por esta nova sistemática é o fato de tornar a análise dos processos, quando do período da eliminação, mais rápida, o que pode também contribuir, no médio e longo prazos, para uma maior freqüência de destruições. Até o momento mais de 26 mil processos vindos das varas de Feira de Santana já foram cadastrados com a nova numeração. (Ascom TRT5 - 20.09.07)