A principal inovação ocorreu na forma de organizar os trabalhos da unidade, como se a própria Distribuição fosse "redistribuída" internamente. Até um ano atrás, o serviço estava dividido em três etapas - o sorteio, a conferência e a autuação -, que ficavam sob as responsabilidades de equipes diferentes e especializadas, a exemplo de uma esteira de produção. Ocorre que cada equipe conhecia somente a sua própria tarefa, executada em determinado turno. Quando algum incidente - queda de luz, sistema fora do ar etc. - ocasionava interrupção num turno, toda a cadeia de produção sofria o impacto.
O que, então, a direção do serviço resolveu fazer? Em primeiro lugar, mapeou o processo de trabalho com a ajuda das secretarias de Organização e Métodos e de Coordenação Judiciária de 1ª Instância. Já no final de 2006, os trabalhos de conferência e de autuação foram reunidos numa só tarefa e se planejou a unificação de todas as demais etapas do serviço para realização por uma única equipe. O diretor do SDFS, Carlos Eduardo de Almeida, relata que preferiu, no entanto, esperar mudanças no Sistema de Acompanhamento e Movimentação de Processos (SAMP) para implementar as inovações na área de sorteio, o que aconteceu no mês de julho passado.
"A idéia é a mesma do sistema de despacho eletrônico (e-despacho), que está sendo implementado nas secretarias das varas, ou seja, os servidores conhecem e atuam em todas as etapas do processo, os gargalos deixam de existir, já que todos podem intervir em momentos de grande demanda, e o trabalho não fica mais sujeito a atrasos", explica Eduardo Almeida. Da mesma forma, as férias de servidores não mais motivam a diminuição do ritmo na unidade, já que, ao longo do ano, as ausências serão compensadas com a participação de todos.
O diretor vê como primeira vantagem, no entanto, os resultados verificados na saúde e na motivação dos servidores, uma vez que o Serviço de Distribuição sempre observou adoecimentos típicos dos trabalhos repetitivos. "O que fizemos foi quebrar a repetição, e cada pessoa fica no máximo uma hora por dia encarregada da digitação. O estudo de modificação buscou justamente isso. Houve ganho no bem-estar dos servidores e o aumento de produtividade foi reflexo dessa melhora", relata.
Outro avanço foi a democratização dos conhecimentos de informática, que não ficam mais restritos aos que executam determinadas tarefas. Segundo a direção do Serviço, essa abertura aponta para uma maior facilidade na implantação de novas ferramentas como o Sistema Único de Administração Processual (SUAP) da Justiça do Trabalho, que objetiva o pré-cadastramento de iniciais via internet com posterior validação presencial.
ADVOGADOS - O diretor do Serviço de Distribuição explica que os advogados e partes podem colaborar para que se obtenha ainda mais celeridade na distribuição de processos. Uma das medidas é apresentar documentos o quanto possível no formato A4 (21 x 29 cm), evitando-se cortar cópias de carteiras de identidade e outras em formato minúsculo. Também ajuda se os documentos forem entregues na ordem cronológica de expedição, o que facilitará a conferencia em todas as etapas de tramitação do processo. (Ascom TRT5 - 13/08/2007)