A Resolução CNJ 324/2020 estabeleceu, em seu artigo 11, a instituição de Comissão Permanente de Avaliação Documental - CPAD nos tribunais.
Conforme o Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário, a CPAD tem papel fundamental nas ações relacionadas ao Programa de Gestão Documental dos órgãos do Poder Judiciário, uma vez que é responsável pela orientação e realização do processo de análise, classificação, avaliação e destinação da documentação produzida e acumulada na instituição, identificando, definindo e zelando pela aplicação dos critérios de valor secundário dos documentos, analisando e aprovando os editais de eliminação daqueles não revestidos desse valor.
No TRT5, em decorrência da determinação mencionada, a Instrução Normativa nº 0004/2021, que institui a Política de Gestão Documental e Memória do Tribunal Regional do Trabalho da 5ª Região, constituiu a sua CPAD, designando seus membros por meio da Portaria TRT5 n. 350/2022.
De acordo com a Instrução Normativa TRT5 n. 006, de 20 de outubro de 2022, que regulamenta a Política de Governança dos Colegiados Temáticos, estabelecida pela Resolução n. 325, de 11 de fevereiro de 2022, do Conselho Superior da Justiça do Trabalho, o TRT5 publicou o Ato n. 818/2023, instituindo o Comitê de Documentação e Memória (CDME). A Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD) e a Comissão de Gestão da Memória (CGM) passaram a integrar o Comitê de Documentação e Memória, sendo redesignadas, respectivamente, de Subcomitê Permanente de Avaliação Documental (SPAD) e Subcomitê de Gestão da Memória (SGM), sem prejuízo de suas atribuições originais.
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ATO GP N. 818, DE 20 DE DEZEMBRO DE 2023
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CAPÍTULO III
DO SUBCOMITÊ PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DOCUMENTAL
Seção I
Da Composição
Art. 15. O Subcomitê Permanente de Avaliação Documental (SPAD) compõe-se pelos seguintes membros:
I - 1 (um) magistrado(a);
II – Diretor(a) da Coordenadoria de Gestão Documental e Memória;
III – 1 (um) representante do Núcleo de Preservação da Memória Institucional;
IV - 1 (um) representante do Núcleo de Arquivo Judiciário;
V – 1 (um) representante da Secretaria Diretoria de Tecnologia da Informação e Comunicações;
VI - 1 (um) representante da Coordenadoria de Segurança da Informação;
VII – um(a) servidor(a) graduado(a) no curso superior de Arquivologia;
VIII – um(a) servidor(a) graduado(a) no curso superior de História; e
IX – um(a) servidor(a) graduado(a) no curso superior de Direito.
§ 1º Os integrantes da SPAD serão designados em portaria da Presidência, por biênio.
§ 2º O(a) por magistrado(a) indicado(a) pela Presidência deve, preferencialmente, ter experiência em gestão documental ou gestão de memória. Fl. 7 Ato GP n. 818, de 2023
§ 3º O SPAD será coordenado pelo(a) magistrado(a) e terá como vice-coordenador(a) o(a) Diretor(a) da Coordenadoria de Gestão Documental e Memória.
§ 4º A critério do SPAD, poderão ser convidados(as) a integrá-la, em caráter consultivo, servidores(as) das unidades organizacionais referidas nos documentos a serem avaliados, bem como profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto da avaliação, podendo ser substituídos após a conclusão dos trabalhos relativos às respectivas unidades ou áreas de conhecimento.
§ 5º Os(As) integrantes do SPAD desempenharão suas atividades sem prejuízo das respectivas funções administrativas ou jurisdicionais.
Seção II
Das Atribuições
Art. 16. Compete ao SPAD:
I – propor instrumentos arquivísticos de classificação, temporalidade e destinação de documentos e submetê-los à aprovação da Presidência do TRT da 5ª Região;
II – orientar as unidades judiciárias e administrativas a realizar o processo de análise e classificação da documentação produzida e acumulada no respectivo âmbito de atuação;
III - analisar e avaliar a documentação produzida e acumulada no Tribunal, para fins de guarda ou eliminação, aplicados os critérios que identificam os valores primário e secundário dos documentos;
IV – identificar, definir e zelar pela aplicação dos critérios de valor secundário dos documentos e processos;
V – analisar os editais de eliminação de documentos e processos do órgão e aprová-los;
VI – realizar estudos e apresentar eventuais propostas sobre questões relativas à Gestão Documental e à Gestão de Memória à Presidência para encaminhamento ao CSJT, que, se for o caso, as encaminhará ao Proname;
VII - aprovar o planejamento de digitalização;
VIII - orientar as unidades responsáveis pela digitalização quanto aos procedimentos;
IX - enviar à Presidência do Tribunal, até o último dia útil de fevereiro, relatório com as atividades desenvolvidas no ano anterior; e
X - elaborar os editais e as orientações para destinação final de documentos. Parágrafo único. Ao Subcomitê de Gestão da Memória é assegurada a participação nas atribuições previstas no inciso III.
Art. 17. Compete ao(à) Coordenador(a) do SPAD exercer as atividades mencionadas no art. 4º deste Ato.