O Subcomitê Subcomitê de Gestão da Memória (SGM), instituído pelo Ato GP nº 0818/2023, dará seguimento às atividades desenvolvidas pela Comissão de Gestão da Memória (CGM), instituída pela Instrução Normativa nº 0004/2021.
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CAPÍTULO IV
DO SUBCOMITÊ DE GESTÃO DA MEMÓRIA
Seção I
Da Composição
Art. 19. O Subcomitê de Gestão da Memória (SGM) compõe-se pelos seguintes membros:
I - 1 (um) magistrado(a);
II – Diretor(a) da Coordenadoria de Gestão Documental e Memória;
III – 1 (um) representante do Núcleo de Preservação da Memória Institucional;
IV - 1 (um) representante do Núcleo de Arquivo Judiciário;
V – 1 (um) representante da Secretaria Diretoria de Tecnologia da Informação e Comunicações;
VI - 1 (um) representante da Secretaria de Comunicação Social;
VII – um(a) servidor(a) graduado(a) no curso superior de Arquivologia;
VIII – um(a) servidor(a) graduado(a) no curso superior de História; e
IX – um(a) servidor(a) graduado(a) no curso superior de Direito.
§ 1º Os integrantes do SGM serão designados em portaria da Presidência, por biênio.
§ 2º O SGM deve ser coordenado, preferencialmente, por magistrado(a) com experiência em gestão documental ou gestão de memória, designado pela Presidência.
§ 3º O SGM será coordenado pelo(a) magistrado(a) e terá como vice-coordenador(a) o(a) representante do Núcleo de Preservação da Memória Institucional.
§ 4º A critério do SGM, poderão ser convidados(as) a integrá-la, em caráter consultivo, servidores(as) das unidades organizacionais referidas nos documentos a serem avaliados, bem como profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto da avaliação, podendo ser substituídos após a conclusão dos trabalhos relativos às respectivas unidades ou áreas de conhecimento.
§ 5º O SGM poderá requisitar servidores e o auxílio do SPAD para o exercício de suas atribuições.
§ 6º Os(As) integrantes do SGM desempenharão suas atividades sem prejuízo das respectivas funções administrativas ou jurisdicionais.
Seção II
Das Atribuições
Art. 20. Compete ao SGM:
I - coordenar a política de Gestão de Memória do Tribunal de acordo com a Resolução CNJ n. 324, de 2020, e em conformidade com os Manuais de Gestão da Memória e Documental do Poder Judiciário;
II - fomentar a interlocução e a cooperação entre as áreas de arquivo, museu, memorial, biblioteca e gestão documental do Tribunal;
III - aprovar critérios de seleção, organização, preservação e exposição de objetos, processos e documentos museológicos, arquivísticos e bibliográficos, que comporão o acervo histórico permanente do TRT da 5ª Região;
IV - promover o intercâmbio do conhecimento científico e cultural com outras instituições e programas similares; e
V - gerenciar as atividades realizadas durante a identificação e o recebimento de material que comporá os acervos físico e virtual de preservação, bem como a divulgação de informações relativas à memória institucional;
VI - enviar à Presidência do Tribunal, até o último dia útil de fevereiro, relatório com as atividades desenvolvidas no ano anterior.
Art. 21. Compete ao(à) Coordenador(a) do SGM exercer as atividades mencionadas no art. 4º deste Ato.
Art. 22. O TRT da 5ª Região poderá estabelecer convênios com órgãos ou entidades de caráter histórico, cultural, social e acadêmico para colaborar com o SGM nas atividades de gestão documental e de memória.
§ 1º Os convênios de que trata o caput terão por objeto o tratamento, a disponibilização de acesso, a descrição do acervo e a difusão da informação contida na documentação judicial de acesso público, vedada a transferência das funções inerentes à gestão e à avaliação documental.
§ 2º O tratamento, a descrição e a divulgação do acervo devem atender aos critérios de respeito à intimidade, à vida privada, à honra e à imagem das pessoas, assim como às liberdades e às garantias individuais.
§ 3º É vedada a transferência da guarda permanente da documentação, admitindo-se apenas a custódia temporária de documentos para atendimento do objeto do convênio, pelo prazo máximo de 5 (cinco) anos.
§ 4º Findo o prazo máximo previsto no § 3º, a documentação em cedência deverá ser devolvida à unidade produtora correspondente, que concluirá sua destinação, salvo se houver novo convênio.
§ 5º Os convênios realizados pelo TRT da 5ª Região devem ser previamente submetidos ao exame do CSJT.