O Subcomitê Permanente de Avaliação Documental (SPAD), instituído pelo Ato GP nº 0818/2023, dará seguimento às atividades desenvolvidas pela Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD), instituída pela Instrução Normativa nº 0004/2021.

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CAPÍTULO III 

DO SUBCOMITÊ PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DOCUMENTAL 

Seção I 

Da Composição 

 Art. 15. O Subcomitê Permanente de Avaliação Documental (SPAD) compõe-se pelos seguintes membros: 

 I - 1 (um) magistrado(a); 

 II – Diretor(a) da Coordenadoria de Gestão Documental e Memória; 

 III – 1 (um) representante do Núcleo de Preservação da Memória Institucional; 

 IV - 1 (um) representante do Núcleo de Arquivo Judiciário; 

 V – 1 (um) representante da Secretaria Diretoria de Tecnologia da Informação e Comunicações; 

 VI - 1 (um) representante da Coordenadoria de Segurança da Informação; 

 VII – um(a) servidor(a) graduado(a) no curso superior de Arquivologia; 

 VIII – um(a) servidor(a) graduado(a) no curso superior de História; e 

 IX – um(a) servidor(a) graduado(a) no curso superior de Direito. 

 § 1º Os integrantes da SPAD serão designados em portaria da Presidência, por biênio.

 § 2º O(a) por magistrado(a) indicado(a) pela Presidência deve, preferencialmente, ter experiência em gestão documental ou gestão de memória. Fl. 7 Ato GP n. 818, de 2023 

 § 3º O SPAD será coordenado pelo(a) magistrado(a) e terá como vice-coordenador(a) o(a) Diretor(a) da Coordenadoria de Gestão Documental e Memória. 

 § 4º A critério do SPAD, poderão ser convidados(as) a integrá-la, em caráter consultivo, servidores(as) das unidades organizacionais referidas nos documentos a serem avaliados, bem como profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto da avaliação, podendo ser substituídos após a conclusão dos trabalhos relativos às respectivas unidades ou áreas de conhecimento. 

 § 5º Os(As) integrantes do SPAD desempenharão suas atividades sem prejuízo das respectivas funções administrativas ou jurisdicionais. 

Seção II 

Das Atribuições 

 Art. 16. Compete ao SPAD: 

 I – propor instrumentos arquivísticos de classificação, temporalidade e destinação de documentos e submetê-los à aprovação da Presidência do TRT da 5ª Região; 

 II – orientar as unidades judiciárias e administrativas a realizar o processo de análise e classificação da documentação produzida e acumulada no respectivo âmbito de atuação; 

 III - analisar e avaliar a documentação produzida e acumulada no Tribunal, para fins de guarda ou eliminação, aplicados os critérios que identificam os valores primário e secundário dos documentos; 

 IV – identificar, definir e zelar pela aplicação dos critérios de valor secundário dos documentos e processos; 

 V – analisar os editais de eliminação de documentos e processos do órgão e aprová-los; 

 VI – realizar estudos e apresentar eventuais propostas sobre questões relativas à Gestão Documental e à Gestão de Memória à Presidência para encaminhamento ao CSJT, que, se for o caso, as encaminhará ao Proname; 

 VII - aprovar o planejamento de digitalização; 

 VIII - orientar as unidades responsáveis pela digitalização quanto aos procedimentos; 

 IX - enviar à Presidência do Tribunal, até o último dia útil de fevereiro, relatório com as atividades desenvolvidas no ano anterior; e 

 X - elaborar os editais e as orientações para destinação final de documentos. Parágrafo único. Ao Subcomitê de Gestão da Memória é assegurada a participação nas atribuições previstas no inciso III.

 Art. 17. Compete ao(à) Coordenador(a) do SPAD exercer as atividades mencionadas no art. 4º deste Ato.