Em 2004, a Resolução Administrativa nº 0016/2004  aprovou o Programa de Gestão de Documentos da Administração Judiciária no âmbito do TRT5, nas 1ª e 2ª instâncias. Esta resolução trouxe conceitos de Gestão Documental e Classificação de Documentos; instituiu o Sistema de Protocolo e Controle de Tramitação dos Documentos Administrativos, integrado ao arquivo; instituiu o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade da Documentação da Administração Judiciária; constituiu as Comissões Permanentes de Avaliação Documental e dispôs sobre suas competências.

O objetivo era organizar de modo adequado os documentos produzidos pela Justiça do Trabalho no exercício de suas atividades. O Plano de Classificação favoreceu a localização dos documentos nos arquivos correntes das unidades administrativas e no arquivo geral da instituição. A Tabela de Temporalidade, por sua vez, estabeleceu os prazos de permanência dos documentos nas respectivas unidades e dispôs sobre sua destinação final: eliminação ou guarda permanente para fins históricos. Os dois instrumentos deveriam ser aplicados simultaneamente para a efetiva gestão dos documentos.

Os assuntos incluídos no Plano de Classificação e na Tabela de Temporalidade foram identificados a partir de Levantamentos da Produção Documental - LPD, realizados nos diversos Setores das áreas Administrativa e Judiciária de 1ª e 2ª Instâncias, conforme as normas aprovadas pelo Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ. Os dados obtidos foram sistematizados pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do TRT da 5ª Região, instituída pela Portaria nº 0518/2003, sob a coordenação da Comissão de Documentação do TRT da 5ª Região, que analisou os prazos de permanência dos documentos apresentados pelas unidades geradoras, verificando os valores administrativos, legais, fiscais e históricos. Os resultados foram consolidados na Tabela de Temporalidade, aprovada em 18 de fevereiro de 2004, em sessão do Tribunal Pleno do TRT da 5ª Região.

Para instituir o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade, foram elaborados índices de assuntos, manuais operacionais e realizados treinamentos sobre Gestão da Documentação Arquivística. Os instrumentos de gestão documental, quando implementados, permitiriam padronizar a organização dos Arquivos, facilitar a avaliação de documentos e  a rápida localização de informações fundamentais para melhor prestação de informações ao público do atendimento ao público interno e externo. 

Em 14.06.2007, foram publicadas as Tabelas de Temporalidade (área administrativa e área judiciária) e os Códigos de Classificação de Documentos, por meio da Resolução Administrativa nº 0020/2007, conforme proposta apresentada pela Comissão de Documentação. 

Em seguida, a Portaria TRT5 nº 1059/2007 aprovou o Manual de Gestão Documental para orientar os servidores na realização das atividades referentes à produção, organização, armazenamento, transferência e descarte de documentos. A medida cumpriu o disposto na Consolidação dos Provimentos da Corregedoria-Geral da Justiça do Trabalho que dispôs sobre a obrigatoriedade de os Tribunais Regionais do Trabalho instituírem Programa de Gestão Documental para regulamentar procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a eliminação ou guarda permanente.

A partir da publicação da Resolução CNJ nº 0324/2020, que instituiu diretrizes e normas de Gestão de Memória e de Gestão Documental e dispôs sobre o Proname (Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário), o TRT5 publicou o Ato nº 0342/2020 designando membros do grupo de trabalho para elaboração ou adaptação de Programa de Gestão Documental e de Gestão da Memória, conforme os ditames da Resolução do CNJ, no prazo de 90 dias.

Assim, foi instituída a Política de Gestão Documental e Memória do TRT da 5ª Região, com a publicação da Instrução Normativa nº 0004/2021, em 07.10.2021, que definiu, no âmbito do TRT5, gestão documental, gestão de memória, avaliação, preservação e destinação documental, valor primário e secundário dos documentos, plano de amostra estatística, dentre outros elementos indispensáveis à efetiva gestão dos documentos e da memória. Foram instituídos, também, o Selo Acervo Histórico do TRT5; a Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD) e a Comissão de Gestão da Memória (CGM).

Sucessivas iniciativas e reuniões ocorreram após a instituição da Política de Gestão Documental e da Memória e das CPAD e CGM, visando ajustar os procedimentos para torná-los mais seguros e céleres e oferecer mais acesso às informações, culminando com a publicação da Resolução Administrativa nº RA nº 0026/2023 que alterou o Regulamento Geral da Secretaria do TRT5 e criou a Coordenadoria de Gestão Documental e da Memória, atendendo à padronização da estrutura organizacional da Justiça do Trabalho, conforme disposições da Resolução Administrativa CSJT nº 0296/2021. A Coordenadoria é composta pelo Núcleo de Arquivo Judiciário e pelo Núcleo de Preservação da Memória Institucional, que é integrado pela Área de Memorial.  

Conteúdo de Responsabilidade do Núcleo de Preservação da Memória Institucional